Sie erhalten von WEPA eine E-Mail-Einladung mit einem individuellen Portal-Link. Nutzen Sie diesen Link, um sich beim Zycus Supplier Network (ZSN) zu registrieren oder anzumelden, damit Ihr Konto korrekt mit WEPA verknüpft wird.

Klicken Sie auf den Registrierungslink in Ihrer Einladung → geben Sie Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse ein → legen Sie ein Passwort fest (befolgen Sie dabei die Anweisungen auf dem Bildschirm) → akzeptieren Sie die Allgemeinen Geschäftsbedingungen → schließen Sie die OTP-Verifizierung (Einmal-Passwort) ab, die an Ihre E-Mail-Adresse gesendet wurde.

Wenn Sie dieselbe E-Mail-Adresse verwenden, wird Ihr bestehendes Zycus-Konto automatisch mit WEPA verknüpft – eine erneute Registrierung ist nicht erforderlich. Wenn Sie eine andere E-Mail-Adresse verwenden, müssen Sie die Registrierung erneut durchführen.

WEPA lädt Sie ein, über das Zycus-Lieferantennetzwerk mit uns zusammenzuarbeiten. Die E-Mail enthält einen eindeutigen Link, der sicherstellt, dass Ihr Konto mit WEPA verknüpft ist. Wenn Sie sich nicht sicher sind, leiten Sie die E-Mail an Ihre interne IT-/Sicherheitsabteilung weiter oder wenden Sie sich an den WEPA-Support (siehe „Kontakt“), um dies zu überprüfen, bevor Sie auf Links klicken.

Bitte leiten Sie die Einladungs-E-Mail an den zuständigen Kollegen in Ihrem Unternehmen weiter (z. B. an den Ansprechpartner in der Verwaltung, im Finanzwesen, im Vertrieb oder im Qualitätsmanagement), damit dieser die Registrierung vornehmen kann. Sie können auch den WEPA-Support benachrichtigen, damit dieser den Kontakt aktualisiert.

Ja. Wählen Sie auf der Anmeldeseite die Option „Anmeldung per OTP“. Das OTP (One Time Password) ist zeitlich begrenzt; sollte es ablaufen, fordern Sie bitte ein neues an. Sie können auch die Option „Passwort vergessen“ nutzen, um Ihr Passwort zurückzusetzen.

Benennen Sie einen Hauptadministrator (und optional einen sekundären Administrator). Diese verwalten Ihr Unternehmensprofil und legen fest, welche Mitarbeiter Ihres Unternehmens Zugriff erhalten.

Ja. Jeder Benutzer sollte über einen eigenen Login verfügen. Ihr Hauptadministrator kann Benutzer hinzufügen und modulbezogene Berechtigungen erteilen (z. B. Beschaffungsvorgänge, Verträge, Bestellverwaltung). Geben Sie Ihre Zugangsdaten nicht weiter.

• Lieferanten-Onboarding und -Qualifizierung: Vervollständigen Sie Ihr Profil und laden Sie die erforderlichen Dokumente hoch.
• Daten- und Dokumentenmanagement: Verwalten Sie rechtliche, steuerliche, bankbezogene, ESG- und Zertifizierungsunterlagen.
• Beschaffung und Ausschreibungen: Nehmen Sie an von WEPA initiierten Informationsanfragen (RFIs), Angebotsanfragen (RFQs) und Ausschreibungen (RFPs) teil.
• Verträge: Prüfen Sie Vertragsunterlagen und arbeiten Sie gemeinsam daran.
• Bestellungen (POs): Nehmen Sie Bestellungen entgegen, bestätigen Sie Preis, Menge und Liefertermin und teilen Sie Änderungen mit.
• Benachrichtigungen und Warnmeldungen: Bleiben Sie über Aufgaben und ablaufende Dokumente auf dem Laufenden.

Wir werden bei der Einbindung und Qualifizierung von Lieferanten, der Pflege von Dokumenten und Daten (einschließlich Steuer-, Bank-, ESG-/CSR- und Zertifikatsdaten), Beschaffungsmaßnahmen (RFI/RFQ/RFP), der Zusammenarbeit bei Verträgen sowie bei Bestellungen (Entgegennahme, Prüfung, Bestätigung von Preis, Menge und Liefertermin) zusammenarbeiten, einschließlich Benachrichtigungen und Statusverfolgung über alle Anfragen und Genehmigungen hinweg.

Zu den typischen Feldern gehören Angaben zur juristischen Person, Adressen, Hauptansprechpartner, Steuer-IDs/Quellensteuerangaben, Bankverbindungen und Überweisungsdaten. Ihre Administratoren sollten diese Angaben stets auf dem neuesten Stand halten.

Im Portal sind Pflichtfelder mit einem roten Sternchen gekennzeichnet. Es werden mindestens der offizielle Name, die Adresse, das Land, Steuerangaben und weitere wesentliche Registrierungsdaten abgefragt.

Das System führt Sie durch den Upload der erforderlichen Dokumente (z. B. Steuerbescheinigungen, Qualitäts- und Branchenzertifikate, ESG-/CSR-Offenlegungen). Das Portal überwacht die Gültigkeitsdauer und erinnert Sie an die Verlängerung. Sollten noch erforderliche Dokumente fehlen, wird dies vom System angezeigt.

Ihr Benutzerkonto kann, soweit zulässig, mit einer oder mehreren Lieferantenorganisationen verknüpft werden; im Bereich „Meine Unternehmen“ können Sie die Organisationen anzeigen bzw. wechseln. Wenn Sie eine weitere Organisation hinzufügen möchten, kann Ihnen Ihr Administrator oder WEPA dabei helfen, die Verknüpfung einzurichten.

Gehen Sie zu „Unternehmensprofil“ → „Adresse/Kontaktdaten“, um Kontakte hinzuzufügen, zu bearbeiten oder zu löschen. Aktivieren Sie den Zugriff auf das Lieferantenportal für Kontakte, die sich anmelden und in Modulen wie Beschaffung, Verträge oder Bestellungen arbeiten sollen.

Ja. Weisen Sie rollenbasierte, modulspezifische Berechtigungen zu (z. B. „Nur Lesen“ vs. „Bearbeiten“; „Beschaffung“ vs. „Verträge“). Wenden Sie das Prinzip der geringsten Berechtigungen an, um die Kontrolle zu behalten.

WEPA stellt Bestellungen in Ihrem Portalprofil aus. Sie erhalten eine Benachrichtigung mit einem Link, über den Sie die Details im Zycus-Portal einsehen und entweder bestätigen oder Änderungen vorschlagen können. Die Aktualisierungen werden an das WEPA-Team zurückgesynchronisiert.

Sie werden über das Portal zu Veranstaltungen eingeladen, um die Anforderungen zu prüfen, klärende Fragen zu stellen und Ihre Antworten fristgerecht einzureichen.

Verträge und zugehörige Dokumente werden über das Portal zur Zusammenarbeit und Transparenz bereitgestellt, wobei der Zugriff von Ihrem Administrator und WEPA gesteuert wird.

Ihr Antrag wird zur Prüfung und Genehmigung an WEPA weitergeleitet. Den Status und den Genehmigungsverlauf können Sie unter „Konten“ → „Meine Anträge“ einsehen. Sie können Änderungen jederzeit als Entwurf speichern und den Antrag später einreichen

Warnmeldungen weisen auf fehlende oder bald ablaufende Dokumente sowie veraltete Daten hin, sodass Sie Probleme proaktiv beheben können.

Rufen Sie im Portal unter „Hilfe“ → „Hilfe-Videos“ kurze Anleitungen auf (Registrierung, Profilverwaltung, Sourcing, Leistung usw.). Ein integrierter Hilfe-Assistent bietet Ihnen eine Schritt-für-Schritt-Anleitung.

Ihr erster Ansprechpartner ist der WEPA-Support: support.zycus@wepa.eu

Nein – die Nutzung des Zycus-Portals für die Zusammenarbeit mit WEPA ist für Lieferanten kostenlos.

• Eine einzige zuverlässige Informationsquelle: Weniger E-Mail-Verläufe, weniger Versionskonflikte und einfacherer Zugriff auf die aktuellste Dokumentversion.
• Schnellere, klarere Kommunikation: Strukturierte Benachrichtigungen und Transparenz beim Status reduzieren den Hin- und Her-Austausch.
• Reibungslosere Verwaltung: Zentralisierte Lieferanteninformationen reduzieren wiederholte Anfragen.
• Kontinuität: Verwalten Sie Kontakte, Rollen und Übergaben an einem Ort.
• Prozesssicherheit: Weniger Ausnahmen und eine besser vorhersehbare Bearbeitung.

Zycus ist eine SaaS-Plattform, die Verschlüsselung und robuste Sicherheitsmaßnahmen (einschließlich ISO/IEC 27001:2013) einsetzt.

Nur autorisierte Nutzer aus Ihrer Organisation und von WEPA haben Zugriff auf Ihre freigegebenen Daten innerhalb des Portals.

Ja. Der Betrieb der Plattform erfolgt in Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzgesetzen, einschließlich der DSGVO.

Bei der ersten Anmeldung stimmen Sie den Nutzungsbedingungen der Zycus-Plattform für die Nutzung des Portals zu. Die WEPA-Einkaufsbedingungen bleiben weiterhin gültig und gelten separat; Sie können sie auf der WEPA-Website einsehen.

Eine Integration ist möglich, unterliegt jedoch der Genehmigung durch WEPA und hängt vom Umfang ab. Während der anfänglichen Einbindung wird von Lieferanten erwartet, dass sie das Zycus-Lieferantenportal für ihr Profil, Dokumente, die Beschaffung, Verträge und die Bestätigung von Bestellungen nutzen. Wenn eine Integration sinnvoll ist (z. B. bei hohem Auftragsvolumen), kann WEPA die Einrichtung technischer Kanäle (wie EDI/cXML/API) für ausgewählte Prozesse prüfen – beispielsweise für die Übermittlung von Bestellungen, Auftragsbestätigungen, ASNs oder die Rechnungsstellung. Zu den Voraussetzungen zählen in der Regel Mengenschwellen/Business Case, Datenmapping, Testzyklen und der Austausch von Endpunktdaten. Bei Interesse wenden Sie sich bitte an die WEPA-Support-Mailbox mit dem Betreff „Integrationsanfrage – [Ihr Unternehmen]“.

Das Portal unterstützt moderne Webbrowser wie Chrome, Edge und Firefox. Es ist keine spezielle Installation erforderlich.

Portal- und Prozessunterstützung (First Line): suppliers@wepa.eu