Fournisseurs
WEPA pour les fournisseurs
Donner du bien-être et un sentiment de sécurité et d’hygiène à des millions de personnes en Europe, chaque jour et partout, voilà ce qui anime WEPA. C’est pourquoi la qualité est à la base des produits d’hygiène en papier de WEPA – depuis les matières premières issues de sources responsables à la fabrication de précision. Plutôt que de considérer la qualité et la responsabilité comme une étape finale, nous les intégrons tout au long de la chaîne d’approvisionnement. Cela implique de travailler en étroite collaboration avec nos fournisseurs dans le cadre de partenariats solides configurés sur le long terme, avec des spécifications claires, des objectifs d’amélioration continue et un suivi transparent des performances.
Que vous soyez déjà un fournisseur actif ou que vous souhaitiez collaborer avec WEPA, nous vous invitons à explorer notre site dédié aux fournisseurs pour découvrir qui est WEPA ainsi que les valeurs, l’éthique et les normes auxquelles nous souscrivons et que nous exigeons de nos fournisseurs. Le site vous donne accès à notre portail des fournisseurs, à nos politiques, à nos directives, à notre actualité et à nos supports de formation, ce qui permet de travailler ensemble de manière plus efficace. Ce site dédié aux fournisseurs garantit que toutes les informations pertinentes sont partagées avec nos fournisseurs en temps utile et avec transparence, favorisant ainsi une relation fondée sur la confiance mutuelle, des normes et un engagement communs en faveur du respect, de l’implication et de la durabilité.
WEPA s’engage à favoriser des chaînes d’approvisionnement responsables et résilientes avec des fournisseurs qui partagent les mêmes valeurs et la même éthique commerciale, et qui ont adopté des normes de conformité sociale et de durabilité dans l’entreprise. Notre Code de conduite pour les partenaires et notre Politique d’approvisionnement responsable définissent nos attentes envers les fournisseurs en matière de droits de l’homme et de responsabilités au sein de nos chaînes d’approvisionnement. Nous exigeons de tous nos fournisseurs qu’ils respectent à tout moment notre Code de conduite pour les partenaires, notre Politique d’approvisionnement responsable et toutes les lois applicables. Le respect des réglementations en matière de lutte contre le trafic d’influence, la corruption et la fraude est obligatoire pour toute collaboration avec WEPA.
Code de conduite WEPA pour les partenaires Politique d’approvisionnement responsable du groupe WEPAEngagement de WEPA en faveur de chaînes d’approvisionnement sans déforestation ni conversion (DCF)
Collaboration avec les fournisseurs
Nous accordons une grande importance aux relations et partenariats à long terme, et recherchons toujours les meilleurs partenaires commerciaux, que ce soit en Europe ou ailleurs !
Afin de favoriser ces relations et partenariats, WEPA a décidé de mettre en place sa propre plateforme de collaboration avec les fournisseurs et son Portail des fournisseurs au cours des troisième et quatrième trimestres 2026. Ce Portail des fournisseurs « Source-to-Receipt » (de la source à la réception) propose des solutions faciles à utiliser dotées de fonctionnalités intuitives qui améliorent la communication quotidienne et les opérations transactionnelles, tout comme la collaboration stratégique avec l’équipe d’approvisionnement de WEPA.
Libre-service et visibilité sur les commandes, les exigences d’intégration, la communication, les scores de risque et de performance
Gratuit pour les partenaires
Messagerie intégrée pour correspondre avec les interlocuteurs WEPA
Intégration au Portail | Pour commencer
Pour nos fournisseurs opérationnels actuels, nous avons regroupé un ensemble de ressources qui informent sur le processus de mise en œuvre de ce Portail des fournisseurs « Source-to-Receipt ». Ces documents couvrent un éventail complet, des premiers pas dans notre Portail des fournisseurs aux réponses aux questions les plus courantes, et seront régulièrement mis à jour pour vous tenir informés des avancements.
Vous recevrez un e-mail d'invitation de la part de WEPA contenant un lien unique vers le portail. Utilisez ce lien pour vous inscrire ou vous connecter au réseau de fournisseurs Zycus (ZSN) afin que votre compte soit correctement associé à WEPA.
Cliquez sur le lien d'inscription figurant dans votre invitation → saisissez votre adresse e-mail professionnelle → créez un mot de passe (en suivant les instructions à l'écran) → acceptez les Conditions générales → effectuez la vérification à l'aide du code OTP (code d'accès à usage unique) envoyé à votre adresse e-mail.
Si vous utilisez la même adresse e-mail, votre compte Zycus existant sera automatiquement associé à WEPA : vous n'avez pas besoin de vous réinscrire. Si vous utilisez une autre adresse e-mail, vous devrez effectuer une nouvelle inscription.
WEPA vous invite à collaborer via le réseau de fournisseurs Zycus. L'e-mail contient un lien unique qui garantit que votre compte est bien associé à WEPA. En cas de doute, transférez l'e-mail à votre service informatique ou de sécurité interne, ou contactez le service d'assistance de WEPA (voir la rubrique « Contact ») pour vérifier avant de cliquer sur les liens.
Veuillez transférer l'e-mail d'invitation au collègue concerné au sein de votre organisation (par exemple, le responsable administratif, financier, commercial ou qualité) afin qu'il puisse procéder à l'inscription. Vous pouvez également en informer le service d'assistance WEPA afin qu'il mette à jour les coordonnées.
Oui. Sélectionnez « Connexion par code OTP » sur la page de connexion. Le code OTP (One Time Password) a une durée de validité limitée ; s’il expire, demandez-en un nouveau. Vous pouvez également utiliser l’option « Mot de passe oublié » pour réinitialiser votre mot de passe.
Désignez un administrateur principal (et, si vous le souhaitez, un administrateur secondaire). Ceux-ci gèrent le profil de votre entreprise et contrôlent qui, au sein de votre entreprise, y a accès.
Oui. Chaque utilisateur doit disposer de ses propres identifiants de connexion. Votre administrateur principal peut ajouter des utilisateurs et leur attribuer des autorisations spécifiques à certains modules (par exemple, gestion des appels d’offres, des contrats ou des bons de commande). Ne partagez pas vos identifiants.
- Intégration et qualification des fournisseurs : complétez votre profil et téléchargez les documents requis.
- Gestion des données et des documents : gérez les informations juridiques, fiscales, bancaires, ESG et les certifications.
- Approvisionnement et appels d'offres : Participez aux demandes d'informations (RFI), aux demandes de devis (RFQ) et aux appels d'offres (RFP) lancés par WEPA.
- Contrats : examinez les documents contractuels et collaborez à leur élaboration.
- Bons de commande (BC) : recevez les bons de commande, confirmez le prix, la quantité et la date de livraison, et communiquez les modifications.
- Notifications et alertes : restez informé des tâches à effectuer et des documents arrivant à échéance.
Nous collaborerons sur l'intégration et la qualification des fournisseurs, la gestion des documents et des données (notamment les informations fiscales, bancaires, ESG/RSE et les certificats), aux appels d’offres (demandes d’informations, appels d’offres, appels à propositions), à la gestion des contrats et aux bons de commande (réception, vérification, confirmation du prix, de la quantité et de la date de livraison), avec des notifications et un suivi de l’état d’avancement des demandes et des validations.
Les champs types comprennent les informations relatives à l'entité juridique, les adresses, les contacts principaux, les numéros d'identification fiscale et les informations relatives à la retenue à la source, les coordonnées bancaires et les informations relatives aux virements. Votre ou vos administrateurs doivent veiller à ce que ces informations soient tenues à jour.
Sur le portail, les champs obligatoires sont signalés par un astérisque rouge. Vous devrez au minimum fournir votre nom légal, votre adresse, votre pays, vos informations fiscales et d'autres données d'inscription essentielles.
Le système vous guidera pour télécharger les documents requis (par exemple, attestations fiscales, certifications de qualité ou sectorielles, informations ESG/RSE). Le portail assure le suivi des dates d’expiration et vous rappelle de procéder au renouvellement. Si certains documents requis font encore défaut, le système vous le signalera.
Votre compte utilisateur peut être associé à une ou plusieurs entités fournisseurs, dans la mesure où cela est autorisé ; utilisez la rubrique « Mes entreprises » pour consulter ou changer d'entité. Si vous devez ajouter une autre entité, votre administrateur ou WEPA peut vous aider à activer cette association.
Accédez à « Profil de l'entreprise » → « Adresse/Coordonnées » pour ajouter, modifier ou supprimer des contacts. Activez l'accès au portail fournisseurs pour les contacts qui doivent se connecter et travailler dans des modules tels que l'approvisionnement, les contrats ou les bons de commande.
Oui. Attribuez des autorisations basées sur les rôles et spécifiques à chaque module (par exemple, « lecture seule » ou « modification » ; « approvisionnement » ou « contrats »). Appliquez le principe du « privilège minimal » pour garder le contrôle.
WEPA envoie les bons de commande vers votre profil sur le portail. Vous recevrez une notification contenant un lien vous permettant de consulter les détails sur le portail Zycus et de les confirmer ou de proposer des modifications. Les mises à jour sont ensuite synchronisées avec l'équipe WEPA.
Vous serez invité à participer à des événements organisés sur le portail afin de prendre connaissance des exigences, de poser des questions pour obtenir des précisions et de soumettre vos réponses avant la date limite.
Les contrats et les documents associés sont mis à disposition via le portail à des fins de collaboration et de transparence ; leur accès est contrôlé par votre administrateur et WEPA.
Votre demande est transmise à WEPA pour examen et validation. Vous pouvez suivre son statut et l'historique des validations dans Comptes → Mes demandes. Vous pouvez à tout moment enregistrer vos modifications en tant que brouillon et les valider ultérieurement.
Les alertes signalent les documents manquants ou arrivant à expiration, ainsi que les données obsolètes, afin que vous puissiez résoudre les problèmes de manière proactive.
Dans le portail, rendez-vous dans Aide → Vidéos d'aide pour accéder à des tutoriels rapides (inscription, gestion de profil, recherche de candidats, performances, etc.). Un assistant d'aide intégré vous guide étape par étape.
Votre premier interlocuteur est le service d'assistance WEPA : support.zycus@wepa.eu
Non, l'utilisation du portail Zycus dans le cadre de la collaboration avec WEPA est gratuite pour les fournisseurs.
- Une source unique d'informations fiables : moins de fils de discussion par e-mail, moins de conflits de versions et un accès plus facile à la dernière version du document.
- Une communication plus rapide et plus claire : des alertes structurées et une visibilité sur le statut des dossiers réduisent les allers-retours.
- Une gestion plus fluide : la centralisation des informations sur les fournisseurs réduit les demandes répétitives.
- Continuité : gérez les contacts, les rôles et les passations de service en un seul et même endroit.
- Fiabilité des processus : moins d’exceptions et un traitement plus prévisible.
Zycus est une plateforme SaaS qui utilise le chiffrement et des mesures de sécurité rigoureuses (notamment la norme ISO/IEC 27001:2013).
Seuls les utilisateurs autorisés de votre organisation et de WEPA ont accès à vos données partagées au sein du portail.
Oui. La plateforme est exploitée dans le respect des lois applicables en matière de protection des données, notamment le RGPD.
Lors de votre première connexion, vous devrez accepter les Conditions générales d'utilisation de la plateforme Zycus. Les Conditions générales d'achat de WEPA restent valables et constituent un document distinct ; vous pouvez les consulter sur le site Internet de WEPA.
L'intégration est possible, mais sous réserve de l'accord de WEPA et du périmètre défini. Lors de la mise en place initiale, les fournisseurs sont tenus d'utiliser le portail fournisseurs Zycus pour leur profil, leurs documents, l'approvisionnement, les contrats et la confirmation des bons de commande. Si l’intégration s’avère pertinente (par exemple, en cas de volumes de commandes élevés), WEPA peut étudier la mise en place de canaux techniques (tels que EDI/cXML/API) pour certains processus, par exemple la transmission des bons de commande, les confirmations de commande, les avis d’expédition (ASN) ou la facturation. Les conditions préalables comprennent généralement des seuils de volume ou une analyse de rentabilité, le mappage des données, des cycles de test et l’échange des informations relatives aux points de terminaison. Si vous êtes intéressé, veuillez contacter la boîte mail d’assistance de WEPA en indiquant en objet « Demande d’intégration – [Votre entreprise] ».
Le portail est compatible avec les navigateurs Web modernes tels que Chrome, Edge et Firefox. Aucune installation particulière n'est requise.
Assistance relative au portail et aux processus (première ligne) : suppliers@wepa.eu