U ontvangt een uitnodiging per e-mail van WEPA met een unieke link naar het portaal. Gebruik die link om u te registreren of in te loggen op het Zycus Supplier Network (ZSN), zodat uw account correct aan WEPA wordt gekoppeld.

Klik op de registratielink in je uitnodiging → voer je zakelijke e-mailadres in → stel een wachtwoord in (volg de instructies op het scherm) → ga akkoord met de Algemene Voorwaarden → voltooi de verificatie met de OTP (eenmalige toegangscode) die naar je e-mailadres is verzonden.

Als u hetzelfde e-mailadres gebruikt, wordt uw bestaande Zycus-account automatisch gekoppeld aan WEPA – u hoeft zich niet opnieuw te registreren. Als u een ander e-mailadres gebruikt, moet u de registratie opnieuw doorlopen.

WEPA nodigt u uit om samen te werken via het Zycus-leveranciersnetwerk. De e-mail bevat een unieke link waarmee uw account aan WEPA wordt gekoppeld. Als u twijfelt, stuur de e-mail dan door naar uw interne IT-/beveiligingsafdeling of neem contact op met de WEPA-helpdesk (zie Contact) om dit te controleren voordat u op de links klikt.

Stuur de uitnodigingsmail alstublieft door naar de juiste medewerker binnen uw organisatie (bijvoorbeeld de contactpersoon voor administratie, financiën, verkoop of kwaliteit), zodat deze de registratie kan voltooien. U kunt ook contact opnemen met de WEPA-helpdesk, zodat zij de contactgegevens kunnen bijwerken.

Ja. Kies op de inlogpagina voor ‘Inloggen met OTP’. De OTP (One Time Password) is tijdelijk geldig; als deze is verlopen, vraag dan een nieuwe aan. Je kunt ook de optie ‘Wachtwoord vergeten’ gebruiken om je wachtwoord opnieuw in te stellen.

Wijs een primaire leveranciersbeheerder aan (en eventueel een secundaire beheerder). Zij beheren uw bedrijfsprofiel en bepalen wie binnen uw bedrijf toegang krijgt.

Ja. Elke gebruiker moet zijn eigen inloggegevens hebben. Uw hoofdbeheerder kan gebruikers toevoegen en module-specifieke rechten toekennen (bijvoorbeeld voor inkoopevenementen, contracten en inkooporderbeheer). Deel uw inloggegevens niet met anderen.

• Onboarding en kwalificatie van leveranciers: Vul je profiel in en upload de vereiste documenten.
• Gegevens- en documentbeheer: Beheer juridische, fiscale, bancaire, ESG- en certificeringsgegevens.
• Inkoop en aanbestedingen: Neem deel aan door WEPA geïnitieerde RFI's, RFQ's en RFP's.
• Contracten: Contractdocumenten beoordelen en hierover samenwerken.
• Inkooporders (PO's): Ontvang inkooporders, bevestig prijs, hoeveelheid en leverdatum, en geef wijzigingen door.
• Meldingen en waarschuwingen: Blijf op de hoogte van taken en documenten die binnenkort verlopen.

We zullen samenwerken op het gebied van het inwerken en kwalificeren van leveranciers, het bijhouden van documenten en gegevens (waaronder belastinggegevens, bankgegevens, ESG/MVO-informatie en certificaten), aanbestedingsprocedures (RFI/RFQ/RFP), samenwerking bij contracten en inkooporders (ontvangen, controleren, bevestigen van prijs/hoeveelheid/leverdatum), met meldingen en het bijhouden van de status van verzoeken en goedkeuringen.

Typische velden zijn onder meer gegevens over de rechtspersoon, adressen, primaire contactpersonen, belastingnummers/informatie over bronbelasting, bankgegevens en informatie over overboekingen. Uw beheerder(s) dient/dienen deze gegevens up-to-date te houden.

In het portaal zijn verplichte velden gemarkeerd met een rood sterretje. Je moet in ieder geval je officiële naam, adres, land, belastinggegevens en andere essentiële registratiegegevens opgeven.

Het systeem helpt u bij het uploaden van de vereiste documenten (bijvoorbeeld belastingverklaringen, kwaliteits- en branchecertificaten, ESG-/MVO-rapportages). Het portaal houdt de vervaldata bij en herinnert u eraan om deze te verlengen. Als er nog steeds vereiste documenten ontbreken, wordt dit door het systeem aangegeven.

Uw gebruikersaccount kan, voor zover toegestaan, aan één of meer leveranciersentiteiten worden gekoppeld; gebruik het gedeelte ‘Mijn bedrijven’ om entiteiten te bekijken of te wisselen. Als u een andere entiteit wilt toevoegen, kan uw beheerder of WEPA u helpen bij het instellen van de koppeling.

Ga naar Bedrijfsprofiel → Adres/contactgegevens om contactpersonen toe te voegen, te bewerken of te verwijderen. Schakel de toegang tot het leveranciersportaal in voor contactpersonen die moeten inloggen en in modules zoals inkoop, contracten of inkooporders moeten werken.

Ja. Wijs op rollen gebaseerde, modulespecifieke machtigingen toe (bijvoorbeeld alleen-lezen versus bewerken; inkoop versus contracten). Pas het principe van minimale rechten toe om de controle te behouden.

WEPA plaatst inkooporders in je portaalprofiel. Je ontvangt een melding met een link om de details in het Zycus-portaal te bekijken en deze te bevestigen of wijzigingen voor te stellen. De updates worden teruggestuurd naar het WEPA-team.

Via het portaal ontvangt u uitnodigingen voor evenementen waar u de vereisten kunt doornemen, verduidelijkende vragen kunt stellen en uw antwoorden vóór de deadline kunt indienen.

Contracten en bijbehorende documenten worden via het portaal gedeeld om samenwerking en transparantie te bevorderen; de toegang hiertoe wordt beheerd door uw beheerder en WEPA.

Uw aanvraag wordt doorgestuurd naar WEPA voor beoordeling en goedkeuring. U kunt de status en de goedkeuringsgeschiedenis volgen onder Accounts → Mijn aanvragen. U kunt wijzigingen op elk moment als concept opslaan en later indienen.

Waarschuwingen signaleren ontbrekende of bijna verlopen documenten en verouderde gegevens, zodat u problemen proactief kunt oplossen.

Ga binnen het portaal naar Help → Helpvideo’s voor korte handleidingen (registratie, profielbeheer, werving, prestaties, enz.). Een ingebouwde hulpfunctie biedt stapsgewijze begeleiding.

Uw eerste aanspreekpunt is de WEPA-helpdesk: support.zycus@wepa.eu

Nee – het gebruik van het Zycus-portaal voor samenwerking met WEPA is gratis voor leveranciers.

• Eén enkele bron van waarheid: minder e-mailconversaties, minder versieconflicten en eenvoudigere toegang tot het meest recente document.
• Snellere, duidelijkere communicatie: gestructureerde meldingen en inzicht in de status verminderen het heen-en-weer-gepraat.
• Soepeler beheer: Gecentraliseerde leveranciersinformatie vermindert herhaalde verzoeken.
• Continuïteit: beheer contactpersonen, rollen en overdrachten op één plek.
• Procesbetrouwbaarheid: minder uitzonderingen en een beter voorspelbare verwerking.

Zycus is een SaaS-platform dat gebruikmaakt van versleuteling en robuuste beveiligingsmaatregelen (waaronder ISO/IEC 27001:2013).

Alleen bevoegde gebruikers uit uw organisatie en bij WEPA hebben toegang tot uw gedeelde gegevens binnen het portaal.

Ja. Het platform wordt beheerd in overeenstemming met de geldende wetgeving inzake gegevensbescherming, waaronder de AVG.

Bij je eerste aanmelding ga je akkoord met de Algemene Voorwaarden van het Zycus-platform voor het gebruik van het portaal. De Algemene Inkoopvoorwaarden van WEPA blijven van kracht en staan los daarvan; je kunt deze raadplegen op de website van WEPA.

Integratie is mogelijk, maar onder voorbehoud van goedkeuring door WEPA en afhankelijk van de omvang ervan. Tijdens de eerste onboarding wordt van leveranciers verwacht dat zij het Zycus-leveranciersportaal gebruiken voor hun profiel, documenten, inkoop, contracten en de bevestiging van inkooporders. Indien integratie aangewezen is (bijv. bij hoge ordervolumes), kan WEPA beoordelen of technische kanalen (zoals EDI/cXML/API) kunnen worden ingezet voor geselecteerde processen – bijvoorbeeld het verzenden van inkooporders, orderbevestigingen, ASN’s of facturering. Vereisten zijn doorgaans onder meer volumedrempels/businesscase, datamapping, testcycli en het uitwisselen van endpointgegevens. Als u geïnteresseerd bent, neem dan contact op met de WEPA-supportmailbox met als onderwerp „Integratieverzoek – [Uw bedrijf]”.

Het portaal werkt met moderne webbrowsers zoals Chrome, Edge en Firefox. Er is geen speciale installatie nodig.

Portaal- en procesondersteuning (eerste lijn): suppliers@wepa.eu